Księgi

Aby wycofać pojedynczy dokument do zakładki: Księgowanie, należy założyć w Dzienniku Zapisów odpowiedni filtr np. na „wartość brutto” Księgi > Dziennik Zapisów > Filtruj.

Gdy zostanie nam na liście tylko ten dokument, który chcemy wycofać, wchodzimy ponownie w: Opcje > Wycofaj próbne zapisy. Wycofany dokument trafi ponownie do zakładki Księgowanie.

Chcąc w programie prowadzić kontrolę zapłat, czyli określać sposób zapłaty faktur należy najpierw wejść w zakładkę:
Księgi > Dziennik Zapisów > Opcje > Opcje księgowania
Następnie wybrać opcję: „Firma prowadzi kontrolę” i zaznaczyć okienko: „Zapłat„.

W kolejnym kroku trzeba założyć konto rozliczeniowe, na które zapłata będzie księgowana.
Konto to np. kasa (w przypadku zapłat gotówką) lub bank (przelew) wskazujemy w module:
Kartoteki > Plan kont > Dodaj > Nowe konto
wskazując w „Powiązania w innymi ewidencjami” opcję: „Z – Zapłaty„.

Samego rozliczenia płatności danego dokumentu możemy dokonać w dwojaki sposób:
1) Księgi > Dziennik zapisów > Rozlicz (przycisk znajdujący się na dolnym pasku) lub
2) Kartoteki > Obroty kontrahenta i następnie wskazujemy danego kontrahenta.
W kolejnym kroku i wybieramy: Kartoteka > Rozlicz
Otworzy się wówczas okno: „Rozliczenia„, w którym podajemy: kwotę zapłaty, datę oraz wskazujemy wcześniej założone konto.

Zwracamy uwagę, iż w przypadku, gdy dokument został wprowadzony w próbnym zapisie, dostępna będzie tylko jedna pozycja rozliczenia.
Natomiast, gdy zostanie już zaksięgowana na stałe (Księguj), to w oknie rozliczenia dostępne będą 3 pozycje rozliczeń. Kolejne dodamy poprzez przycisk „+„.

Dokumenty zapisane próbnie poprzez „Zapis próbny”:
Księgi > Księgowanie > Zapis próbny
widoczne są w Dzienniku Zapisów w kolorze niebieskim.

Kolumna „R” oznacza rozliczenie dokumentu. Stan dokumentu określony jest symbolicznie, gdzie:
– smutna buźka– oznacza, że dany dokument nie został rozliczony;
– żółta ikonka – dokument rozliczony w całości;
– szara ikonka – brak jakichkolwiek kwot z tytułu zapłaty;
– wykrzyknik – zapłata niepełna;
– znak zapytania – nadpłata;
Jeżeli nie jest prowadzona kontrola zapłat informacje te nie są wyświetlane.

Ostatnie dwie kolumny w dzienniku zapisów informują o konieczności dokonania korekty danego dokumentu.
Oznaczenie „!D” dotyczy korekty podatku dochodowego oraz opcji „Zrób korektę DOCH +120”.
Natomiast symbol „!V” dotyczy korekty VAT-u należnego z tytułu „Ulgi za złe długi” oraz opcji „Zrób korektę VAT +150”.

O konieczności dokonania korekty w kolumnach „!D” i !V” informują oznaczenia:
– od -7 do -1 – gdzie cyfra oznacza liczbę dni do wymaganej korekty;
– ‚nd’ – dla danego dokumentu nie ma potrzeby tworzenia korekty;
– ! – gdy korekta stała się wymagalna;
– „K” – gdy dla danego dokumentu została utworzona korekta.

Aby wycofać pojedynczy dokument do zakładki Księgowanie, należy go wcześniej wyfiltrować.
Należy najpierw wejść w zakładkę:
Księgi > Dziennik Zapisów > Filtruj
Następnie założyć odpowiedni filtr (np. na „Wartość brutto”).

Gdy zostanie nam na liście tylko ten dokument, który chcemy wycofać, wchodzimy w:
Księgi > Dziennik Zapisów > Opcje > Wycofaj próbne zapisy
Wycofany dokument trafi ponownie do zakładki Księgowanie.

Istnieją dwa sposoby, aby wystawić fakturę korygującą:

1. Jeżeli istnieje pierwotna faktura, do której chcemy wystawić korektę, należy wejść w zakładkę: Księgi > Fakturowanie > Archiwum faktur. Następnie zaznaczyć daną fakturę i wybrać: „pobierz jako korekta”. Po pobraniu dokumentu, program wróci do poziomu: Księgi > Fakturowanie a na górze wprowadzanego dokumentu pojawi się napis „KOREKTA”. Przy wcześniej wpisanych pozycjach pojawią się oznaczenia „było” i „jest”, w wierszach z oznaczeniem „jest” proszę wprowadzić zmienione wartości (stan po korekcie).
2. Jeżeli chcemy utworzyć fakturę korygującą samodzielnie (np. w przypadku, gdy faktura pierwotna była wystawiona poza programem SAM®) należy wejść w zakładkę: Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania > w punkcie 1 zaznaczyć „Korekta” > „OK”. Pojawi się komunikat: „Zapisać wprowadzone zmiany”, ponownie zatwierdzamy klikając „Tak”. Analogicznie do pierwszego przypadku pojawią się pozycje „było” oraz „jest”, które należy uzupełnić.

Aby wydrukowana faktura nie zawierała napisu „metoda kasowa” proszę wejść z zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 1 odznaczyć opcję: MP

Aby dodać na fakturze miejsce na podpis wystawiającego i odbierającego należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
następnie w pkt. 3 zaznaczyć: „Drukuj miejsce na podpis wystawcy na fakturze” oraz „Drukuj miejsce na podpis odbiorcy na fakturze”.

Jeżeli chcemy trwale usunąć prefiks PL przed numerem NIP, należy wejść w zakładkę:
Firma > Edytuj > Płatnik VAT
następnie zaznaczyć „TAK” w polu: „Określ czy Firma prowadzi transakcje unijne (wewnątrzwspólnotowe)” i skasować prefiks .

Identyfikator kraju nie będzie się również drukował na fakturze po zmianie następujących ustawień:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
trzeba w punkcie 3 zaznaczyć: „ID kraju drukuj tylko, gdy ma go sprzedawca i nabywca„.

Aby dodać symbol na fakturze, należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
W otwartym oknie, w punkcie 4 „Sposób numeracji” proszę z okna: „Dostępne elementy” przenieść rubrykę „Symbol dodatkowy” do drugiego okna: „Wybrane elementy” (korzystając przy tym z symbolu „>” znajdującym się między oknami).

W kolejnym kroku proszę wejść w zakładkę:
Kartoteki > Plan kont
Następnie wybrać konto sprzedażowe i na dolnym pasku wybrać: „Edytuj” i w otwartym oknie uzupełnić pole: „Symbol na fakturze”.

Po zatwierdzeniu powyższych czynności i wybraniu konta do tworzonej faktury, w numerze faktury pojawi się symbol dodatkowy.

W Archiwum faktur zapisywane są wszystkie wystawione faktury, ale trzeba pamiętać, iż nie są one zapisywane automatycznie.
Zatem, aby wystawione dokumenty sprzedaży zapisywały się w „Archiwum faktur” należy sprawdzić, czy w zakładce:
Księgi > Fakturowanie > Wydruk zaznaczona jest opcja: „Prowadź archiwum faktur”.

Należy również zwrócić uwagę na fakt, że faktury trafiają do archiwum dopiero po:
– uprzednim wydruku bądź
– utworzeniu e-faktury PDF.

Aby dodać logo na fakturze, proszę wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Wydruk
Następnie w tym oknie zaznaczamy kolumnę: „Drukuj logo” oraz wskazujemy ścieżkę pliku zawierającego logo.

W oknie ustawień wydruku możemy również wybrać rozmiary, jakie ma posiadać dane logo. W tym celu należy wskazać logo i zaznaczyć: „Ustaw rozmiar logo”, następnie wprowadzić potrzebne rozmiary szerokości, wysokości i rozdzielczości.

Szczegółowy opis jak wystawić fakturę w walucie obcej / fakturę VAT marża / fakturę zaliczkową wraz ze zrzutami ekranu znajdują się w poniższych artykułach.
Czytaj: Faktura w walucie obcej>
Czytaj: Księgowanie Marży>
Czytaj: Faktura zaliczkowa>

Uwaga: Powyższe porady powstały w oparciu o nasz większy program księgowy: SKP® Super Księga Podatkowa i czasem na obrazkach pojawiać się będą elementy niedostępne w programie SAM®. Jednakże schemat postępowania i księgowania w obu programach jest taki sam.

W sytuacji, gdy na fakturze nie drukują się dane nabywcy należy przejść wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 11 odznaczyć „Stosuj faktury uproszczone”.

W sytuacji, gdy chcemy wydrukować fakturę w języku angielskim lub niemieckim należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 12 należy zaznaczyć język na wydruku faktury: angielski lub niemiecki.

W przypadku wyboru języka angielskiego albo niemieckiego można również zaznaczyć opcję: „Dodatkowa kopia w języku polskim” – wtedy poza fakturą obcojęzyczną drukowana będzie również faktura w języku polskim.

Tak, program SAM® daje możliwość wprowadzenia trzeciego miejsca po przecinku w ilości.

Aby tego dokonać należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 6 „Ile miejsc po przecinku w ilości” należy samodzielnie dokonać wyboru.

Nie ma takiej możliwości. Jednostka monetarna w Polsce dzieli się na 100 groszy, w związku z czym nie można określić 3 i 4 miejsca po przecinku.

W celu utworzenia cennika należy przejść na zakładkę:
Księgi >Fakturowanie > Cennik
następnie dodać poszczególne towary oraz ich ceny.

Wybraną pozycję z cennika umieszcza się na fakturze klikając przycisk: „Dopisz do faktury„.

Program zachowuje wymaganą przepisami zgodność arytmetyczną między całkowitą wartością faktury netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach tzn. w posumowaniu.
W zależności od ustawienia opcji fakturowania: „opracowanie dokumentu wg netto/brutto„, wyjściową kwotą do obliczeń jest wartość netto albo brutto.
Czasem arytmetycznie nie jest możliwe, aby podsumowanie w „pionie” (suma rubryk: netto, podatek, brutto), dawało w „poziomie” zgodność w poszczególnych stawkach VAT.

Zmianę opracowania dokumentu w programie dokonujemy korzystając z opcji:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania > pkt. 5

W celu wystawienia faktury RR należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w punkcie 1. zaznaczyć „RR” i zaakceptować przyciskiem „OK„.

Aby na fakturze drukował się numer konta bankowego należy wprowadzić go do danych Firmy:
Firma > Edytuj > Konta bankowe

a następnie zaznaczyć w opcjach fakturowania pkt. 10 „Drukuj konta bankowe” wraz z właściwym kontem:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania > Drukuj konta bankowe

Istnieją dwa sposoby, aby wystawić duplikat faktury:

1) Jeżeli istnieje pierwotna faktura zapisana w archiwum faktur możemy ją pobrać:
Księgi > Fakturowanie > Archiwum faktur > Pobierz
a następnie w opcjach fakturowania zaznaczyć iż jest to „duplikat” (Opcje > Opcje fakturowania).
W miejscu przeznaczonym na dopisek/komentarz należy uzupełnić potrzebne informacje.

2) Wystawiamy fakturę od samego początku zaznaczając w opcjach fakturowania „duplikat”
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
po czym w dopisku/komentarzu dopisujemy potrzebne informacje uzupełniające.

Istnieją dwa sposoby, aby wystawić fakturę korygującą.

1) Jeżeli istnieje pierwotna faktura, do której wystawić chcemy korektę, należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Archiwum faktur
W otwartym oknie proszę zaznaczyć daną fakturę, a następnie wybrać „Pobierz jako korekta”.

Po pobraniu dokumentu, program wróci do poziomu: Księgi > Fakturowanie a na górze wprowadzanego dokumentu pojawi się napis „KOREKTA”.
W oknie pozycji wprowadzanych przy danej fakturze, pojawią się oznaczenia „było” i „jest” do każdej pozycji. W wierszach z oznaczeniem „jest” proszę wprowadzić zmienione wartości (stan po korekcie).

2) Jeżeli chcemy samodzielnie utworzyć fakturę korygującą (w przypadku, gdy faktura pierwotna była wystawiona poza programem SAM®), należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
W otwartym oknie w punkcie 1, obok „Rodzaj dokumentu” zaznaczamy: „KOREKTA” .
Następnie zatwierdzamy przyciskiem „OK”.

Pojawi się komunikat: „Zapisać wprowadzone zmiany”, ponownie zatwierdzamy klikając „Tak”.
Analogicznie do pierwszego przypadku pojawią się pozycje „było” oraz „jest”, które należy uzupełnić.

Aby dana transakcja została ujęta w Ewidencji Przychodów należy dla danego księgowania założyć specjalne konto ze stawką ryczałtową. W tym celu proszę w zakładce: Kartoteki > Plan kont >”dodaj” lub „edytuj” (kliknij Dodaj w przypadku nowego konta, albo wybierz Edytuj w przypadku istniejącego konta). Następnie w otwartym oknie „KONTO” proszę wprowadzić w rubryce „Stawka ryczałtowa” stawkę odpowiednią dla danej transakcji.

W celu wprowadzenia obrotów początkowych do książki podatkowej należy skorzystać z opcji:
Księgi > Księga podatkowa > Opcje > Obroty początkowe.

Aby dokument został ujęty w Księdze Przychodów i Rozchodów muszą być spełnione 3 warunki:

• dokument musi mieć uzupełniony miesiąc księgowy inny niż „00″
• w dokumencie musi być podany: Dzień wpisu do księgi
• dokument musi być zaksięgowany z Kontem, które w Planie Kont ma wskazaną kolumnę Księgi.

W celu wykazania tekstu w kolumnie 16 KPiR, podczas wprowadzania dokumentu w okienku:
„NOWY Dokument” należy pamiętać, aby w polu: „Uwagi” przed tekstem wpisać dodatkowo znak „#”.

W celu wprowadzenia do księgi podatkowej remanentu/remanentu początkowego należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księga Podatkowa > Opcje >Remanenty

W celu uzyskania podsumowania KPiR należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księga Podatkowa
Następnie na dolnym pasku wybrać: „SUMY”.
Dostępne są następujące opcje: Suma miesiąca, Sumy bieżąco, Dochód bieżąco, Sumy narastająco, Dochód narastająco, Ustalenie dochodu.

W celu ustawienia numeracji ciągłej od początku roku należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księga podatkowa > Opcje > Styl numeracji _>Numeracja ciągła od początku roku
Przy wyborze tej opcji należy dodatkowo wpisać pierwszy numer danego miesiąca w Numerach początkowych. Zatem ścieżka jest następująca:
Księgi > Księga podatkowa > Opcje > Numery początkowe
Następnie w tabelce wpisujemy dla każdego miesiąca numer, jaki ma mieć jego pierwsza pozycja, np. gdy w marcu ostatni dokument ma numer 249, to jako numer początkowy kwietnia wpisujemy 250.

Należy zastosować konto, które będzie miało wybraną opcję: ujmować w deklaracjach VAT jako „C – usługi poza terytorium kraju – art. 100. 1 pkt. 4.” Księgując ze stawką np.1 oraz typem VAT 0 – dostawa.

Faktura zaliczkowa jest księgowana w standardowy sposób w zakładce: Księgi > Księgowanie.
Jeżeli zależy nam, aby nie została ona ujęta do KPiR należy wybrać miesiąc księgowy/Dzień wpisu do księgi „00”.

Oznaczenie „KPN” dotyczy Korekty podatku naliczonego i związane jest z korektą VAT. Po zaznaczeniu tej opcji podczas księgowania danego dokumentu, pozycja ta pojawi się w polu 49 deklaracji VAT. Uwaga! W przypadku, gdy korekta została wykonana automatycznie w punkcie Dziennik Zapisów – opcja „KPN” zaznacza się automatycznie.

Natomiast w przypadku okna „KPN+” kwoty księgowane z zaznaczeniem tej opcji trafiają do deklaracji VAT-7 w poz. 50 „Korekta podatku naliczonego”.

Aby usunąć poszczególne pozycje, w zakładce: Księgi > Księgowanie, proszę kliknąć na danym dokumencie a następnie kliknąć przycisk „Skreśl„.

W następnym kroku proszę włączyć przycisk: Opcje > Usuń skreślone pozycje.

Dokumenty wprowadzone zapisem próbnym można wycofać przechodząc na zakładkę: Księgi > Dziennik zapisów > Opcje > Wycofaj próbne zapisy. Następnie można je poprawić w zakładce: Księgi > Księgowanie > Edytuj.

W przypadku dokumentów zaksięgowanych można je poprawić jedynie przy użyciu Klucza Serwisowego (dodatek do programu).

Innym rozwiązaniem w przypadku zaksięgowanych dokumentów jest wykonanie operacji storna, czyli zapisu z przeciwnym znakiem: Księgi > Dziennik Zapisów > Opcje > Storno, a następnie ponownie zaksięgować poprawny dokument.

Drobne zmiany dotyczące dnia wpisu do Księgi, opisu zdarzenia gospodarczego, typu VAT można nanieść poprzez: Księgi > Dziennik zapisów > Opcje > Drobne korekty.

Istnieją dwa sposoby księgowania, aby dany dokument trafił do Księgi, ale jednocześnie nie był ujęty w VAT:

1) Dokument należy zaksięgować na koncie, które nie ma powiązania z VAT. W zakładce: Kartoteki > Plan kont zakładamy konto dotyczące danego księgowania. W otwartym oknie: „KONTO” odznaczamy opcję: „Ujmować w dekl. VAT jako”. Następnie w zakładce: Księgi > Księgowanie > Dodaj wprowadzamy dane dotyczące księgowanego dokumentu, konto oraz zaznaczamy w rubryce „Typ VAT” jako: <bez powiązań z ewidencją VAT>;
2) W zakładce: Księgi > Księgowanie > Dodaj podczas wprowadzania danych w „Typ VAT” należy wybrać: <bez powiązań z ewidencją VAT>. Jeżeli dokument ma być ujęty do Księgi, wówczas będzie ujęty z kwotą z pola: „Brutto do zapłaty”.

W tym celu podczas dodawania nowego dokumentu należy w polu: „Dzień wpisu do księgi” lub „Miesiąc księgowy” wpisać: „00”.

Dodatkowe stawki VAT można dodać w zakładce: Księgi > Księgowanie > Opcje > Opcje księgowania. Następnie zaznaczyć pozycję: „Dodatkowe stawki VAT”.

Zmiany miesiąca księgowego w programie SAM® można dokonać w zakładce: Księgi > Księgowanie > Opcje > Domyślny miesiąc księgowy. Wprowadzony tam miesiąc będzie uwzględniany zarówno podczas księgowania dokumentów w zakładce: Księgowanie > Dopisz, jak i po wystawieniu faktury sprzedaży.

W celu dodania w programie dodatkowych stawek VAT należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księgowanie > Opcje > Opcje księgowania
Następnie zaznaczyć pozycję: „Dodatkowe stawki VAT”.

W celu dodania nowego dokumentu księgowego proszę wejść w zakładkę:
Księgi > Księgowanie > Dodaj
Po uzupełnieniu pól należy zaakceptować przyciskiem „OK”.

Dla przyspieszenia tej czynności przy wprowadzeniu kolejnego dokumentu można skorzystać z przycisku: „NASTĘPNY”.

Deklaracja VAT–27 dostępna jest w zakładce: Księgi > Dekl. VAT > Opcje > VAT-27.

Aby dokonać korekty deklaracji, proszę wejść w zakładkę: Księgi > Dekl.VAT.

Następnie na formularzu deklaracji należy zaznaczyć cel złożenia formularza jako: „korekta deklaracji” (pozycja 7 na deklaracji VAT).

Jeżeli faktura VAT nie została ujęta w Rejestrze VAT, oraz deklaracji VAT-7, należy przejść na zakładkę: Księgi > Dziennik zapisów. Następnie sprawdzić:

• jakie są daty otrzymania/wykonania/wystawienia dokumentu,
• należy zwrócić uwagę czy faktura nie jest od MP (Małego Podatnika),
• jaka jest ustawiona „metoda rozliczania” (zakładka: Księgi > Rejestry VAT > Opcje > Metoda rozliczania (metoda przed i po powinna być taka sama ), gdyż w przypadku metody kasowej, do rejestrów i deklaracji VAT dokumenty trafiają dopiero po rozliczeniu.

Dodatkowo należy przejść na zakładkę: Kartoteki > Plan kont i sprawdzić czy konta używane do ewidencji sprzedaży i zakupów mają wskazany domyślny Typ VAT, oraz czy mają zaznaczoną opcję ‚ujmować w deklaracji VAT’.

Jeżeli często korzystamy z tego samego warunku możemy go zapamiętać, za pomocą opcji: „Zapisz”, z podaniem dowolnego opisu.

Dzięki opcji „Załaduj” zamiast w przyszłości zaznaczać poszczególne warunki oraz określać warunki i kryteria można wywołać uprzednio zapisany warunek filtrujący.

W celu ustawienia metody rozliczenia podatku VAT proszę przejść na zakładkę: Księgi > Rejestr VAT > Opcje > Metoda rozliczenia.

W celu ułożenia rejestru VAT proszę wejść w zakładkę: Księgi > Rejestr VAT > Rejestr (przycisk na dole) należy zaznaczyć okres (miesiąc/kwartał).

Następnie określić rodzaj żądanego rejestru (np. rejestr dostaw/nabyć) i kliknąć „Ułóż rejestr”.