Księgi

Aby wycofać pojedynczy dokument do zakładki: Księgowanie, należy założyć w Dzienniku Zapisów odpowiedni filtr np. na „wartość brutto” Księgi > Dziennik Zapisów > Filtruj.

Gdy zostanie nam na liście tylko ten dokument, który chcemy wycofać, wchodzimy ponownie w: Opcje > Wycofaj próbne zapisy. Wycofany dokument trafi ponownie do zakładki Księgowanie.

Chcąc w programie prowadzić kontrolę zapłat, czyli określać sposób zapłaty faktur należy najpierw wejść w zakładkę:
Księgi > Dziennik Zapisów > Opcje > Opcje księgowania
Następnie wybrać opcję: „Firma prowadzi kontrolę” i zaznaczyć okienko: „Zapłat„.

W kolejnym kroku trzeba założyć konto rozliczeniowe, na które zapłata będzie księgowana.
Konto to np. kasa (w przypadku zapłat gotówką) lub bank (przelew) wskazujemy w module:
Kartoteki > Plan kont > Dodaj > Nowe konto
wskazując w „Powiązania w innymi ewidencjami” opcję: „Z – Zapłaty„.

Samego rozliczenia płatności danego dokumentu możemy dokonać w dwojaki sposób:
1) Księgi > Dziennik zapisów > Rozlicz (przycisk znajdujący się na dolnym pasku) lub
2) Kartoteki > Obroty kontrahenta i następnie wskazujemy danego kontrahenta.
W kolejnym kroku i wybieramy: Kartoteka > Rozlicz
Otworzy się wówczas okno: „Rozliczenia„, w którym podajemy: kwotę zapłaty, datę oraz wskazujemy wcześniej założone konto.

Zwracamy uwagę, iż w przypadku, gdy dokument został wprowadzony w próbnym zapisie, dostępna będzie tylko jedna pozycja rozliczenia.
Natomiast, gdy zostanie już zaksięgowana na stałe (Księguj), to w oknie rozliczenia dostępne będą 3 pozycje rozliczeń. Kolejne dodamy poprzez przycisk „+„.

Dokumenty zapisane próbnie poprzez „Zapis próbny”:
Księgi > Księgowanie > Zapis próbny
widoczne są w Dzienniku Zapisów w kolorze niebieskim.

Kolumna „R” oznacza rozliczenie dokumentu. Stan dokumentu określony jest symbolicznie, gdzie:
– smutna buźka– oznacza, że dany dokument nie został rozliczony;
– żółta ikonka – dokument rozliczony w całości;
– szara ikonka – brak jakichkolwiek kwot z tytułu zapłaty;
– wykrzyknik – zapłata niepełna;
– znak zapytania – nadpłata;
Jeżeli nie jest prowadzona kontrola zapłat informacje te nie są wyświetlane.

Ostatnie dwie kolumny w dzienniku zapisów informują o konieczności dokonania korekty danego dokumentu.
Oznaczenie „!D” dotyczy korekty podatku dochodowego oraz opcji „Zrób korektę DOCH +120”.
Natomiast symbol „!V” dotyczy korekty VAT-u należnego z tytułu „Ulgi za złe długi” oraz opcji „Zrób korektę VAT +150”.

O konieczności dokonania korekty w kolumnach „!D” i !V” informują oznaczenia:
– od -7 do -1 – gdzie cyfra oznacza liczbę dni do wymaganej korekty;
– 'nd’ – dla danego dokumentu nie ma potrzeby tworzenia korekty;
– ! – gdy korekta stała się wymagalna;
– „K” – gdy dla danego dokumentu została utworzona korekta.

Aby wycofać pojedynczy dokument do zakładki Księgowanie, należy go wcześniej wyfiltrować.
Należy najpierw wejść w zakładkę:
Księgi > Dziennik Zapisów > Filtruj
Następnie założyć odpowiedni filtr (np. na „Wartość brutto”).

Gdy zostanie nam na liście tylko ten dokument, który chcemy wycofać, wchodzimy w:
Księgi > Dziennik Zapisów > Opcje > Wycofaj próbne zapisy
Wycofany dokument trafi ponownie do zakładki Księgowanie.

Po zakupie modułu VAT-OSS w Księgach dostępna będzie zakładka: OSS.

Obowiązek prowadzenia procedury unijnej wymagany jest po przekroczeniu limitu 10 000 EUR obrotu od świadczonych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju.

Przed przekroczeniem owego limitu i aby kontrolować aktualną wielkość obrotów załóż konto w zakładce: Kartoteki > Plan Kont > Dodaj.

Na tak oznaczone konto wystawiaj faktury lub księguj sprzedaż. W zakładce: Kartoteki > Obroty kont możesz monitorować wartość obrotów.

Do czasu przekroczenia limitu transakcje rozliczasz jak zwykłe krajowe – opodatkowane krajowymi stawkami VAT i wykazywane w ewidencji VAT i w pliku JPK_V7.

Gdy przekroczysz limit i zgłosisz się do procedury OSS, musisz zacząć ewidencjonować taką sprzedaż według innych zasad.

Do wystawiania faktur załóż konto:

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby w Polsce w procedurze OSS

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby za granicą w procedurze OSS

Dla odróżnienia takich faktur od reszty krajowych dokumentów dodaj Symbol na fakturze OSS.

Na tak przygotowane konta wystawiaj faktury w zakładce: Księgi > Fakturowanie. Pamiętaj, aby wybrać Państwo konsumpcji (w przypadku świadczenia usług z siedziby w kraju) lub Państwo konsumpcji i Państwo siedziby (w przypadku świadczenia usług za granicą).

Fakturę wystawiaj w EUR, PLN lub dowolnej walucie odpowiedniej dla danego Państwa.

Po zaksięgowaniu dokument taki nie będzie uwzględniony w ewidencji VAT, ani pliku JPK_V7, trafi natomiast do specjalnego rejestru OSS.

Po wydruku będzie natomiast umieszczony w Archiwum faktur, gdzie będzie uwzględniony w pliku JPK_FA.

W samym rejestrze OSS znajdującym się w zakładce: w Księgi > OSS dostępne są do wyboru następujące rejestry:

• Świadczenia usług/WSTO z siedziby w Polsce,
• Świadczenia usług/WSTO z siedziby za granicą.

Przełączasz się między rejestrami wybierając odpowiedni (znajdziesz je poniżej paska miesięcy).

Rejestry te odpowiadają częściom deklaracji VAT, którą złożysz po zakończeniu kwartału.

Trafiają tu automatycznie faktury wystawione na konta: OSS1 lub OSS2.

Możesz także dodać taką sprzedaż klikając przycisk [Dodaj]. Dodając dokument do procedury OSS zwróć uwagę na kurs waluty i stawkę podatku VAT właściwych dla danego kraju konsumpcji.

Po zakończonym kwartale ze wszystkich zaksięgowanych dokumentów na konta OSS, przygotujesz i złożysz deklarację VAT: VIU-D.

Przeczytaj szczegółowy artykuł: Jak rozliczyć transakcje objęte procedurą OSS >>

Istnieją dwa sposoby, aby wystawić fakturę korygującą:

1. Jeżeli istnieje pierwotna faktura, do której chcemy wystawić korektę, należy wejść w zakładkę: Księgi > Fakturowanie > Archiwum faktur. Następnie zaznaczyć daną fakturę i wybrać: „pobierz jako korekta”. Po pobraniu dokumentu, program wróci do poziomu: Księgi > Fakturowanie a na górze wprowadzanego dokumentu pojawi się napis „KOREKTA”. Przy wcześniej wpisanych pozycjach pojawią się oznaczenia „było” i „jest”, w wierszach z oznaczeniem „jest” proszę wprowadzić zmienione wartości (stan po korekcie).
2. Jeżeli chcemy utworzyć fakturę korygującą samodzielnie (np. w przypadku, gdy faktura pierwotna była wystawiona poza programem SAM®) należy wejść w zakładkę: Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania > w punkcie 1 zaznaczyć „Korekta” > „OK”. Pojawi się komunikat: „Zapisać wprowadzone zmiany”, ponownie zatwierdzamy klikając „Tak”. Analogicznie do pierwszego przypadku pojawią się pozycje „było” oraz „jest”, które należy uzupełnić.

Aby wydrukowana faktura nie zawierała napisu „metoda kasowa” proszę wejść z zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 1 odznaczyć opcję: MP

Aby dodać na fakturze miejsce na podpis wystawiającego i odbierającego należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
następnie w pkt. 3 zaznaczyć: „Drukuj miejsce na podpis wystawcy na fakturze” oraz „Drukuj miejsce na podpis odbiorcy na fakturze”.

Jeżeli chcemy trwale usunąć prefiks PL przed numerem NIP, należy wejść w zakładkę:
Firma > Edytuj > Płatnik VAT
następnie zaznaczyć „TAK” w polu: „Określ czy Firma prowadzi transakcje unijne (wewnątrzwspólnotowe)” i skasować prefiks .

Identyfikator kraju nie będzie się również drukował na fakturze po zmianie następujących ustawień:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
trzeba w punkcie 3 zaznaczyć: „ID kraju drukuj tylko, gdy ma go sprzedawca i nabywca„.

Aby dodać symbol na fakturze, należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
W otwartym oknie, w punkcie 4 „Sposób numeracji” proszę z okna: „Dostępne elementy” przenieść rubrykę „Symbol dodatkowy” do drugiego okna: „Wybrane elementy” (korzystając przy tym z symbolu „>” znajdującym się między oknami).

W kolejnym kroku proszę wejść w zakładkę:
Kartoteki > Plan kont
Następnie wybrać konto sprzedażowe i na dolnym pasku wybrać: „Edytuj” i w otwartym oknie uzupełnić pole: „Symbol na fakturze”.

Po zatwierdzeniu powyższych czynności i wybraniu konta do tworzonej faktury, w numerze faktury pojawi się symbol dodatkowy.

W Archiwum faktur zapisywane są wszystkie wystawione faktury, ale trzeba pamiętać, iż nie są one zapisywane automatycznie.
Zatem, aby wystawione dokumenty sprzedaży zapisywały się w „Archiwum faktur” należy sprawdzić, czy w zakładce:
Księgi > Fakturowanie > Wydruk zaznaczona jest opcja: „Prowadź archiwum faktur”.

Należy również zwrócić uwagę na fakt, że faktury trafiają do archiwum dopiero po:
– uprzednim wydruku bądź
– utworzeniu e-faktury PDF.

Aby dodać logo na fakturze, proszę wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Wydruk
Następnie w tym oknie zaznaczamy kolumnę: „Drukuj logo” oraz wskazujemy ścieżkę pliku zawierającego logo.

W oknie ustawień wydruku możemy również wybrać rozmiary, jakie ma posiadać dane logo. W tym celu należy wskazać logo i zaznaczyć: „Ustaw rozmiar logo”, następnie wprowadzić potrzebne rozmiary szerokości, wysokości i rozdzielczości.

Szczegółowy opis jak wystawić fakturę w walucie obcej / fakturę VAT marża / fakturę zaliczkową wraz ze zrzutami ekranu znajdują się w poniższych artykułach.
Czytaj: Faktura w walucie obcej>
Czytaj: Księgowanie Marży>
Czytaj: Faktura zaliczkowa>

Uwaga: Powyższe porady powstały w oparciu o nasz większy program księgowy: SKP® Super Księga Podatkowa i czasem na obrazkach pojawiać się będą elementy niedostępne w programie SAM®. Jednakże schemat postępowania i księgowania w obu programach jest taki sam.

W sytuacji, gdy na fakturze nie drukują się dane nabywcy należy przejść wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 11 odznaczyć „Stosuj faktury uproszczone”.

W sytuacji, gdy chcemy wydrukować fakturę w języku angielskim lub niemieckim należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 12 należy zaznaczyć język na wydruku faktury: angielski lub niemiecki.

W przypadku wyboru języka angielskiego albo niemieckiego można również zaznaczyć opcję: „Dodatkowa kopia w języku polskim” – wtedy poza fakturą obcojęzyczną drukowana będzie również faktura w języku polskim.

Tak, program SAM® daje możliwość wprowadzenia trzeciego miejsca po przecinku w ilości.

Aby tego dokonać należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w pkt. 6 „Ile miejsc po przecinku w ilości” należy samodzielnie dokonać wyboru.

Nie ma takiej możliwości. Jednostka monetarna w Polsce dzieli się na 100 groszy, w związku z czym nie można określić 3 i 4 miejsca po przecinku.

W celu utworzenia cennika należy przejść na zakładkę:
Księgi >Fakturowanie > Cennik
następnie dodać poszczególne towary oraz ich ceny.

Wybraną pozycję z cennika umieszcza się na fakturze klikając przycisk: „Dopisz do faktury„.

Program zachowuje wymaganą przepisami zgodność arytmetyczną między całkowitą wartością faktury netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach tzn. w posumowaniu.
W zależności od ustawienia opcji fakturowania: „opracowanie dokumentu wg netto/brutto„, wyjściową kwotą do obliczeń jest wartość netto albo brutto.
Czasem arytmetycznie nie jest możliwe, aby podsumowanie w „pionie” (suma rubryk: netto, podatek, brutto), dawało w „poziomie” zgodność w poszczególnych stawkach VAT.

Zmianę opracowania dokumentu w programie dokonujemy korzystając z opcji:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania > pkt. 5

W celu wystawienia faktury RR należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
Następnie w punkcie 1. zaznaczyć „RR” i zaakceptować przyciskiem „OK„.

Aby na fakturze drukował się numer konta bankowego należy wprowadzić go do danych Firmy:
Firma > Edytuj > Konta bankowe

a następnie zaznaczyć w opcjach fakturowania pkt. 10 „Drukuj konta bankowe” wraz z właściwym kontem:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania > Drukuj konta bankowe

Istnieją dwa sposoby, aby wystawić duplikat faktury:

1) Jeżeli istnieje pierwotna faktura zapisana w archiwum faktur możemy ją pobrać:
Księgi > Fakturowanie > Archiwum faktur > Pobierz
a następnie w opcjach fakturowania zaznaczyć iż jest to „duplikat” (Opcje > Opcje fakturowania).
W miejscu przeznaczonym na dopisek/komentarz należy uzupełnić potrzebne informacje.

2) Wystawiamy fakturę od samego początku zaznaczając w opcjach fakturowania „duplikat”
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
po czym w dopisku/komentarzu dopisujemy potrzebne informacje uzupełniające.

Istnieją dwa sposoby, aby wystawić fakturę korygującą.

1) Jeżeli istnieje pierwotna faktura, do której wystawić chcemy korektę, należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Archiwum faktur
W otwartym oknie proszę zaznaczyć daną fakturę, a następnie wybrać „Pobierz jako korekta”.

Po pobraniu dokumentu, program wróci do poziomu: Księgi > Fakturowanie a na górze wprowadzanego dokumentu pojawi się napis „KOREKTA”.
W oknie pozycji wprowadzanych przy danej fakturze, pojawią się oznaczenia „było” i „jest” do każdej pozycji. W wierszach z oznaczeniem „jest” proszę wprowadzić zmienione wartości (stan po korekcie).

2) Jeżeli chcemy samodzielnie utworzyć fakturę korygującą (w przypadku, gdy faktura pierwotna była wystawiona poza programem SAM®), należy wejść w zakładkę:
Księgi > Fakturowanie > Opcje > Opcje fakturowania
W otwartym oknie w punkcie 1, obok „Rodzaj dokumentu” zaznaczamy: „KOREKTA” .
Następnie zatwierdzamy przyciskiem „OK”.

Pojawi się komunikat: „Zapisać wprowadzone zmiany”, ponownie zatwierdzamy klikając „Tak”.
Analogicznie do pierwszego przypadku pojawią się pozycje „było” oraz „jest”, które należy uzupełnić.

Po zakupie modułu VAT-OSS w Księgach dostępna będzie zakładka: OSS.

Obowiązek prowadzenia procedury unijnej wymagany jest po przekroczeniu limitu 10 000 EUR obrotu od świadczonych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju.

Przed przekroczeniem owego limitu i aby kontrolować aktualną wielkość obrotów załóż konto w zakładce: Kartoteki > Plan Kont > Dodaj.

Na tak oznaczone konto wystawiaj faktury lub księguj sprzedaż. W zakładce: Kartoteki > Obroty kont możesz monitorować wartość obrotów.

Do czasu przekroczenia limitu transakcje rozliczasz jak zwykłe krajowe – opodatkowane krajowymi stawkami VAT i wykazywane w ewidencji VAT i w pliku JPK_V7.

Gdy przekroczysz limit i zgłosisz się do procedury OSS, musisz zacząć ewidencjonować taką sprzedaż według innych zasad.

Do wystawiania faktur załóż konto:

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby w Polsce w procedurze OSS

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby za granicą w procedurze OSS

Dla odróżnienia takich faktur od reszty krajowych dokumentów dodaj Symbol na fakturze OSS.

Na tak przygotowane konta wystawiaj faktury w zakładce: Księgi > Fakturowanie. Pamiętaj, aby wybrać Państwo konsumpcji (w przypadku świadczenia usług z siedziby w kraju) lub Państwo konsumpcji i Państwo siedziby (w przypadku świadczenia usług za granicą).

Fakturę wystawiaj w EUR, PLN lub dowolnej walucie odpowiedniej dla danego Państwa.

Po zaksięgowaniu dokument taki nie będzie uwzględniony w ewidencji VAT, ani pliku JPK_V7, trafi natomiast do specjalnego rejestru OSS.

Po wydruku będzie natomiast umieszczony w Archiwum faktur, gdzie będzie uwzględniony w pliku JPK_FA.

W samym rejestrze OSS znajdującym się w zakładce: w Księgi > OSS dostępne są do wyboru następujące rejestry:

• Świadczenia usług/WSTO z siedziby w Polsce,
• Świadczenia usług/WSTO z siedziby za granicą.

Przełączasz się między rejestrami wybierając odpowiedni (znajdziesz je poniżej paska miesięcy).

Rejestry te odpowiadają częściom deklaracji VAT, którą złożysz po zakończeniu kwartału.

Trafiają tu automatycznie faktury wystawione na konta: OSS1 lub OSS2.

Możesz także dodać taką sprzedaż klikając przycisk [Dodaj]. Dodając dokument do procedury OSS zwróć uwagę na kurs waluty i stawkę podatku VAT właściwych dla danego kraju konsumpcji.

Po zakończonym kwartale ze wszystkich zaksięgowanych dokumentów na konta OSS, przygotujesz i złożysz deklarację VAT: VIU-D.

Przeczytaj szczegółowy artykuł: Jak rozliczyć transakcje objęte procedurą OSS >>

Aby dana transakcja została ujęta w Ewidencji Przychodów należy dla danego księgowania założyć specjalne konto ze stawką ryczałtową. W tym celu proszę w zakładce: Kartoteki > Plan kont >”dodaj” lub „edytuj” (kliknij Dodaj w przypadku nowego konta, albo wybierz Edytuj w przypadku istniejącego konta). Następnie w otwartym oknie „KONTO” proszę wprowadzić w rubryce „Stawka ryczałtowa” stawkę odpowiednią dla danej transakcji.

W celu wprowadzenia obrotów początkowych do książki podatkowej należy skorzystać z opcji:
Księgi > Księga podatkowa > Opcje > Obroty początkowe.

Aby dokument został ujęty w Księdze Przychodów i Rozchodów muszą być spełnione 3 warunki:

• dokument musi mieć uzupełniony miesiąc księgowy inny niż „00″
• w dokumencie musi być podany: Dzień wpisu do księgi
• dokument musi być zaksięgowany z Kontem, które w Planie Kont ma wskazaną kolumnę Księgi.

W celu wykazania tekstu w kolumnie 16 KPiR, podczas wprowadzania dokumentu w okienku:
„NOWY Dokument” należy pamiętać, aby w polu: „Uwagi” przed tekstem wpisać dodatkowo znak „#”.

W celu wprowadzenia do księgi podatkowej remanentu/remanentu początkowego należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księga Podatkowa > Opcje >Remanenty

W celu uzyskania podsumowania KPiR należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księga Podatkowa
Następnie na dolnym pasku wybrać: „SUMY”.
Dostępne są następujące opcje: Suma miesiąca, Sumy bieżąco, Dochód bieżąco, Sumy narastająco, Dochód narastająco, Ustalenie dochodu.

W celu ustawienia numeracji ciągłej od początku roku należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księga podatkowa > Opcje > Styl numeracji _>Numeracja ciągła od początku roku
Przy wyborze tej opcji należy dodatkowo wpisać pierwszy numer danego miesiąca w Numerach początkowych. Zatem ścieżka jest następująca:
Księgi > Księga podatkowa > Opcje > Numery początkowe
Następnie w tabelce wpisujemy dla każdego miesiąca numer, jaki ma mieć jego pierwsza pozycja, np. gdy w marcu ostatni dokument ma numer 249, to jako numer początkowy kwietnia wpisujemy 250.

Użytkownik programu SAM^® może sprawdzić numer licencji w następujących miejscach w samym programie:

1. Pasek informacyjny nad menu głównym:

2. W menu Pomoc > O programie:

Po kliknięciu „O programie” wyświetla się okno:

Ponadto numer licencji jest zawsze wyświetlany w serwisie Moje Konto, zakładka Dane licencyjne.

Uwaga! Korzystanie z tego serwisu wymaga wcześniejszej rejestracji, a następnie logowania.

Po zakupie modułu VAT-OSS w Księgach dostępna będzie zakładka: OSS.

Obowiązek prowadzenia procedury unijnej wymagany jest po przekroczeniu limitu 10 000 EUR obrotu od świadczonych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju.

Przed przekroczeniem owego limitu i aby kontrolować aktualną wielkość obrotów załóż konto w zakładce: Kartoteki > Plan Kont > Dodaj.

Na tak oznaczone konto wystawiaj faktury lub księguj sprzedaż. W zakładce: Kartoteki > Obroty kont możesz monitorować wartość obrotów.

Do czasu przekroczenia limitu transakcje rozliczasz jak zwykłe krajowe – opodatkowane krajowymi stawkami VAT i wykazywane w ewidencji VAT i w pliku JPK_V7.

Gdy przekroczysz limit i zgłosisz się do procedury OSS, musisz zacząć ewidencjonować taką sprzedaż według innych zasad.

Do wystawiania faktur załóż konto:

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby w Polsce w procedurze OSS

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby za granicą w procedurze OSS

Dla odróżnienia takich faktur od reszty krajowych dokumentów dodaj Symbol na fakturze OSS.

Na tak przygotowane konta wystawiaj faktury w zakładce: Księgi > Fakturowanie. Pamiętaj, aby wybrać Państwo konsumpcji (w przypadku świadczenia usług z siedziby w kraju) lub Państwo konsumpcji i Państwo siedziby (w przypadku świadczenia usług za granicą).

Fakturę wystawiaj w EUR, PLN lub dowolnej walucie odpowiedniej dla danego Państwa.

Po zaksięgowaniu dokument taki nie będzie uwzględniony w ewidencji VAT, ani pliku JPK_V7, trafi natomiast do specjalnego rejestru OSS.

Po wydruku będzie natomiast umieszczony w Archiwum faktur, gdzie będzie uwzględniony w pliku JPK_FA.

W samym rejestrze OSS znajdującym się w zakładce: w Księgi > OSS dostępne są do wyboru następujące rejestry:

• Świadczenia usług/WSTO z siedziby w Polsce,
• Świadczenia usług/WSTO z siedziby za granicą.

Przełączasz się między rejestrami wybierając odpowiedni (znajdziesz je poniżej paska miesięcy).

Rejestry te odpowiadają częściom deklaracji VAT, którą złożysz po zakończeniu kwartału.

Trafiają tu automatycznie faktury wystawione na konta: OSS1 lub OSS2.

Możesz także dodać taką sprzedaż klikając przycisk [Dodaj]. Dodając dokument do procedury OSS zwróć uwagę na kurs waluty i stawkę podatku VAT właściwych dla danego kraju konsumpcji.

Po zakończonym kwartale ze wszystkich zaksięgowanych dokumentów na konta OSS, przygotujesz i złożysz deklarację VAT: VIU-D.

Przeczytaj szczegółowy artykuł: Jak rozliczyć transakcje objęte procedurą OSS >>

W 2021 r. zmieniły się dane autoryzujące używane do podpisywania deklaracji i plików JPK!

Od teraz należy podać kwotę przychodu z zeznania za 2019 r. (składanego w 2020 roku).

W zależności, jakie zeznanie było złożone, będzie to więc jedna z niżej wymienionych pozycji:

• PIT-37 (26): poz. 69 lub poz. 102 (jeżeli podatnik występował jako małżonek)
• PIT-36 (27): poz. 116 lub poz.173 (jeżeli podatnik występował jako małżonek)
• PIT-28 (22): poz. 46
• PIT-36L (16): poz. 20 lub poz. 25
• PIT-38 (14): poz. 24
• PIT-39 (10): poz. 20
• PIT-40A (19): poz. 36

W przypadku braku deklaracji za 2019 r. należy wpisać kwotę 0.

Uwaga: Jeżeli zostanie podana błędna wartość, system e-deklaracje.gov.pl nie przyjmie deklaracji i zostanie ona potraktowana jako niezłożona.

Należy zastosować konto, które będzie miało wybraną opcję: ujmować w deklaracjach VAT jako „C – usługi poza terytorium kraju – art. 100. 1 pkt. 4.” Księgując ze stawką np.1 oraz typem VAT 0 – dostawa.

Faktura zaliczkowa jest księgowana w standardowy sposób w zakładce: Księgi > Księgowanie.
Jeżeli zależy nam, aby nie została ona ujęta do KPiR należy wybrać miesiąc księgowy/Dzień wpisu do księgi „00”.

Oznaczenie „KPN” dotyczy Korekty podatku naliczonego i związane jest z korektą VAT. Po zaznaczeniu tej opcji podczas księgowania danego dokumentu, pozycja ta pojawi się w polu 49 deklaracji VAT. Uwaga! W przypadku, gdy korekta została wykonana automatycznie w punkcie Dziennik Zapisów – opcja „KPN” zaznacza się automatycznie.

Natomiast w przypadku okna „KPN+” kwoty księgowane z zaznaczeniem tej opcji trafiają do deklaracji VAT-7 w poz. 50 „Korekta podatku naliczonego”.

Aby usunąć poszczególne pozycje, w zakładce: Księgi > Księgowanie, proszę kliknąć na danym dokumencie a następnie kliknąć przycisk „Skreśl„.

W następnym kroku proszę włączyć przycisk: Opcje > Usuń skreślone pozycje.

Dokumenty wprowadzone zapisem próbnym można wycofać przechodząc na zakładkę: Księgi > Dziennik zapisów > Opcje > Wycofaj próbne zapisy. Następnie można je poprawić w zakładce: Księgi > Księgowanie > Edytuj.

W przypadku dokumentów zaksięgowanych można je poprawić jedynie przy użyciu Klucza Serwisowego (dodatek do programu).

Innym rozwiązaniem w przypadku zaksięgowanych dokumentów jest wykonanie operacji storna, czyli zapisu z przeciwnym znakiem: Księgi > Dziennik Zapisów > Opcje > Storno, a następnie ponownie zaksięgować poprawny dokument.

Drobne zmiany dotyczące dnia wpisu do Księgi, opisu zdarzenia gospodarczego, typu VAT można nanieść poprzez: Księgi > Dziennik zapisów > Opcje > Drobne korekty.

Istnieją dwa sposoby księgowania, aby dany dokument trafił do Księgi, ale jednocześnie nie był ujęty w VAT:

1) Dokument należy zaksięgować na koncie, które nie ma powiązania z VAT. W zakładce: Kartoteki > Plan kont zakładamy konto dotyczące danego księgowania. W otwartym oknie: „KONTO” odznaczamy opcję: „Ujmować w dekl. VAT jako”. Następnie w zakładce: Księgi > Księgowanie > Dodaj wprowadzamy dane dotyczące księgowanego dokumentu, konto oraz zaznaczamy w rubryce „Typ VAT” jako: <bez powiązań z ewidencją VAT>;
2) W zakładce: Księgi > Księgowanie > Dodaj podczas wprowadzania danych w „Typ VAT” należy wybrać: <bez powiązań z ewidencją VAT>. Jeżeli dokument ma być ujęty do Księgi, wówczas będzie ujęty z kwotą z pola: „Brutto do zapłaty”.

W tym celu podczas dodawania nowego dokumentu należy w polu: „Dzień wpisu do księgi” lub „Miesiąc księgowy” wpisać: „00”.

Dodatkowe stawki VAT można dodać w zakładce: Księgi > Księgowanie > Opcje > Opcje księgowania. Następnie zaznaczyć pozycję: „Dodatkowe stawki VAT”.

Zmiany miesiąca księgowego w programie SAM® można dokonać w zakładce: Księgi > Księgowanie > Opcje > Domyślny miesiąc księgowy. Wprowadzony tam miesiąc będzie uwzględniany zarówno podczas księgowania dokumentów w zakładce: Księgowanie > Dopisz, jak i po wystawieniu faktury sprzedaży.

W celu dodania w programie dodatkowych stawek VAT należy wejść w zakładkę:
Księgi > Księgowanie > Opcje > Opcje księgowania
Następnie zaznaczyć pozycję: „Dodatkowe stawki VAT”.

W celu dodania nowego dokumentu księgowego proszę wejść w zakładkę:
Księgi > Księgowanie > Dodaj
Po uzupełnieniu pól należy zaakceptować przyciskiem „OK”.

Dla przyspieszenia tej czynności przy wprowadzeniu kolejnego dokumentu można skorzystać z przycisku: „NASTĘPNY”.

Po zakupie modułu VAT-OSS w Księgach dostępna będzie zakładka: OSS.

Obowiązek prowadzenia procedury unijnej wymagany jest po przekroczeniu limitu 10 000 EUR obrotu od świadczonych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju.

Przed przekroczeniem owego limitu i aby kontrolować aktualną wielkość obrotów załóż konto w zakładce: Kartoteki > Plan Kont > Dodaj.

Na tak oznaczone konto wystawiaj faktury lub księguj sprzedaż. W zakładce: Kartoteki > Obroty kont możesz monitorować wartość obrotów.

Do czasu przekroczenia limitu transakcje rozliczasz jak zwykłe krajowe – opodatkowane krajowymi stawkami VAT i wykazywane w ewidencji VAT i w pliku JPK_V7.

Gdy przekroczysz limit i zgłosisz się do procedury OSS, musisz zacząć ewidencjonować taką sprzedaż według innych zasad.

Do wystawiania faktur załóż konto:

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby w Polsce w procedurze OSS

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby za granicą w procedurze OSS

Dla odróżnienia takich faktur od reszty krajowych dokumentów dodaj Symbol na fakturze OSS.

Na tak przygotowane konta wystawiaj faktury w zakładce: Księgi > Fakturowanie. Pamiętaj, aby wybrać Państwo konsumpcji (w przypadku świadczenia usług z siedziby w kraju) lub Państwo konsumpcji i Państwo siedziby (w przypadku świadczenia usług za granicą).

Fakturę wystawiaj w EUR, PLN lub dowolnej walucie odpowiedniej dla danego Państwa.

Po zaksięgowaniu dokument taki nie będzie uwzględniony w ewidencji VAT, ani pliku JPK_V7, trafi natomiast do specjalnego rejestru OSS.

Po wydruku będzie natomiast umieszczony w Archiwum faktur, gdzie będzie uwzględniony w pliku JPK_FA.

W samym rejestrze OSS znajdującym się w zakładce: w Księgi > OSS dostępne są do wyboru następujące rejestry:

• Świadczenia usług/WSTO z siedziby w Polsce,
• Świadczenia usług/WSTO z siedziby za granicą.

Przełączasz się między rejestrami wybierając odpowiedni (znajdziesz je poniżej paska miesięcy).

Rejestry te odpowiadają częściom deklaracji VAT, którą złożysz po zakończeniu kwartału.

Trafiają tu automatycznie faktury wystawione na konta: OSS1 lub OSS2.

Możesz także dodać taką sprzedaż klikając przycisk [Dodaj]. Dodając dokument do procedury OSS zwróć uwagę na kurs waluty i stawkę podatku VAT właściwych dla danego kraju konsumpcji.

Po zakończonym kwartale ze wszystkich zaksięgowanych dokumentów na konta OSS, przygotujesz i złożysz deklarację VAT: VIU-D.

Przeczytaj szczegółowy artykuł: Jak rozliczyć transakcje objęte procedurą OSS >>

Od 1 lipca 2021r. obowiązująca do tej pory procedura MOSS została rozszerzona i stała się procedurą One Stop Shop, w skrócie OSS. Właśnie udostępniliśmy moduł do obsługi tego typu transakcji: VAT-OSS. Zapraszamy do przeczytania porady, jak prawidłowo ewidencjonować tę procedurę w programie SAMozatrudnienie^®.

Jakiej sprzedaży dotyczy OSS?

Procedura OSS obejmuje:

• usługi świadczone na rzecz konsumentów w państwach członkowskich, w których usługodawca nie ma siedziby (B2C);
• wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość (B2C);
• dostawy krajowe ułatwianych przez operatorów interfejsów elektronicznych, uznanych za dostawców.

Jeżeli więc dokonujesz którejś z w/w transakcji, moduł VAT-OSS  jest właśnie dla Ciebie.

Jak było do tej pory?

Według zasad obowiązujących do 30.06.2021r. firmy z krajów UE sprzedające towary na odległość w granicach Unii Europejskiej, jeżeli przekroczyły określony próg u (35 000 EUR lub 100 000,
w zależności od państwa członkowskiego) musiały zarejestrować się i zapłacić podatek VAT w państwie członkowskim nabywcy.

Co się zmieniło?

Z dniem 1 lipca 2021 r. zmieniła się wielkość owego limitu. Według przepisów obowiązujących w kraju nabywcy podatek VAT zapłacimy, gdy sprzedaż przekracza próg 10 000 EUR (co
w przeliczeniu na złotówki daje 42 000 PLN). Należy przy tym mieć na uwadze, że limit ten dotyczy całości sprzedaży objętej tą procedurą, a nie każdego Państwa osobno. Pamiętajmy też, że ustalając ten obrót musimy wziąć pod uwagę całkowitą wartość (bez podatku) świadczonych usługi telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, które były realizowane w 2020 roku oraz w pierwszej połowie 2021 r. Po jego przekroczeniu należy się zarejestrować się w punkcie kompleksowej obsługi (OSS).

Gdy sprzedaż wyniesie poniżej tego limitu, opodatkujemy ją według krajowych zasad. Zmiana wielkości tego limitu, a właściwie jego spadek spowoduje, że procedurą może zostać objętych więcej firm niż dotychczas.

Jak dokonać rejestracji?

Aby zarejestrować się do procedury unijnej należy:

1. wypełnić zgłoszenie VIU-R – Zgłoszenie informujące w zakresie unijnej procedury szczególnej rozliczania VAT, zaznaczając jako cel zgłoszenia: Rejestracja;
2. przesłać zgłoszenie  za pomocą systemu e-Deklaracje  do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;
3. w przypadku działania przez pełnomocnika należy złożyć dodatkowo oryginał pełnomocnictwa PPS-1.

Po dokonaniu takiego zgłoszenia, jeżeli dokonane będzie prawidłowo, Naczelnik Drugiego Urzędu Warszawa potwierdzi rejestrację na adres e-mail podany w zgłoszeniu.

Rejestracja OSS zacznie obowiązywać od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym zostało złożone zgłoszenie.  Jednak gdy rozpoczęliśmy świadczenie usług/dokonywanie dostaw towarów przed tą datą, ich rozliczanie w ramach procedury unijnej zacznie obowiązywać od pierwszego dnia świadczenia usług/dokonywania dostaw towarów. Musimy jednak spełnić jeden warunek – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym po raz pierwszy dokonaliśmy świadczenia usługi/dostawy towarów – musimy zgłosić Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście rozpoczęcie działalności w ramach procedury unijnej. W takim przypadku będziemy obowiązani do złożenia deklaracji VAT obejmującej kwartał kalendarzowy, w którym miało miejsce pierwsze świadczenie usług/ dostawa towarów.

Pamiętajmy też o konieczności zgłoszeń aktualizacyjnych, szczególnie gdy nastąpiły:

• zmiany w zakresie danych rejestracyjnych, które zostały podane w zgłoszeniu rejestracyjnym VIU-R (przykładowo dane kontaktowe specyficzne dla procedury OSS, m.in. adres e-mail lub wykaz stałych miejsc prowadzenia działalności w innych państwach członkowskich);
• zmiany w zakresie działalności objętej procedurą unijną, w wyniku których podatnik przestał spełniać warunki jej stosowania;
• zaprzestanie dokonywania dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną.

Masz na to czas najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła okoliczność wymagająca zawiadomienia.

Ewidencja transakcji objętych OSS

Jeżeli zgłosiliśmy się do OSS w ramach procedury unijnej, musimy prowadzić ewidencję transakcji objętych tą procedurą. Ewidencję tę należy  przechowywać przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Ewidencja taka musi zawierać następujące informacje:

1. państwo członkowskie konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi;
2.  rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy;
3. datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów;
4. podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty;
5. wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania;
6. zastosowaną stawkę VAT;
7. kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty;
8. datę i kwotę otrzymanych płatności;
9. wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług;
10. w przypadku, gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze;
11.  w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy;
12. wszelkie dowody dotyczące możliwości zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT.

Jak w programie SAM^® prowadzić taką ewidencję?

Sprzedaż poniżej limitu

Jeżeli nie przekroczono jeszcze limitu lub gdy chcemy go tylko skontrolować, najlepiej założyć sobie osobne konto, by w prosty sposób móc zweryfikować aktualną wielkość obrotów.

Konto może więc wyglądać następująco:

Na tak oznaczone  konto będziemy wystawiać faktury lub księgować sprzedaż, pilnując, by ich obroty nie przekroczyły łącznie 42 000 PLN (10 000 Euro). Pamiętajmy też o kontroli obrotów roku poprzedniego. Aby sprawdzić obroty tego konta wybieramy w Kartoteki > Obroty Kont > Kartoteki.

Na górnym pasku wybieramy Rok :

Do czasu przekroczenia limitu transakcje takie rozliczamy jak zwykłe krajowe, czyli opodatkowujemy krajowymi stawkami VAT,  wykazując je w ewidencji VAT i w pliku JPK_V7.

Dodatkowo sprzedaż WSTO, czy też sprzedaż TBE (usługi telekomunikacyjne, nadawcze  i elektroniczne) od 01.07.2021 r. oznaczymy Procedurą: EE.

Sprzedaż powyżej limitu

Jeżeli limit 42 000 PLN został przekroczony i zgłosiliśmy się do procedury OSS, należy zacząć ewidencjonować taką sprzedaż według innych zasad.

W przypadku procedury OSS mamy dowolność w zakresie wystawiania faktur, możemy je wystawiać, ale obowiązku ustawowego w tym zakresie nie ma.

Jeżeli więc chcemy wystawiamy faktury z SAM^® musimy w Kartotekach > Plan kont założyć konta:

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby w Polsce w procedurze OSS o następujących ustawieniach:

• do obsługi transakcji świadczenia usług lub WSTO z siedziby za granicą w procedurze OSS o ustawieniach:

Dla odróżnienia takich faktur od reszty krajowych dokumentów, można w numeracji oznaczać je dodatkowym symbolem, który wprowadzamy w oknie danego konta.

W naszym przykładzie będzie to np. symbol OSS.

Na tak założone konta będziemy wystawiać faktury w zakładce Fakturowanie. Z rozwijanej listy należy wybrać kraj konsumpcji, czyli ten do którego towary są wysyłane lub gdzie świadczone są usługi. Wówczas w kolumnie VAT dostępne będą tylko stawki właściwe dla danego Państwa konsumpcji.

W przypadku, gdy transakcja dotyczy świadczenia usług lub WSTO z siedziby za granicą, po wybraniu konta OSS2, oprócz Państwa konsumpcji pojawi się pole na wybranie również Państwo siedziby:

Fakturę taką możemy wystawić od razu w Euro, w złotówkach  jak i walucie odpowiedniej dla danego Państwa.

Dokument taki nie będzie uwzględniany w ewidencji VAT (nie trafi w ogóle do zakładki Księgowanie), ani nie będzie wykazany w pliku JPK_V7, trafi natomiast do specjalnego rejestru OSS.
Po wydruku będzie natomiast umieszczony w Archiwum faktur, gdzie będzie uwzględniony w pliku JPK_FA, wysyłanym na żądanie urzędu skarbowego.

Przejdźmy więc do tego owego Rejestru OSS – ostatnia zakładka w Księgach – 10. OSS

Na górnym pasku wybieramy właściwy rejestr.

Do wyboru mamy tu :

• Świadczenia usług/ WSTO z siedziby w Polsce;
• Świadczenia usług/ WSTO z siedziby za granicą.

Rejestry te odpowiadają częściom deklaracji VAT, którą będzie trzeba złożyć po zakończeniu kwartału. W zależności jaki rodzaj transakcji dokonujemy, taki rejestr zaznaczamy.

Do rejestru „Świadczenia usług/ WSTO z siedziby w Polsce” trafią nam automatycznie faktury wystawione na konto OSS1 (Ujmować w JPK_V7 jako K – świadczenie usług/ WSTO z siedziby
w Polsce). Możemy również taką sprzedaż wprowadzić do ewidencji poprzez przycisk Dodaj na dolnym pasku narzędziowym.

Pojawi się nam wówczas okno, w którym podamy :

• Miesiąc księgowy – miesiąc, na jaki będzie księgowany wprowadzany dokument. Domyślnie ustawiony jest taki miesiąc, jaki ustawiony jest w Opcje – Ustaw domyślny miesiąc księgowy;
• Kontrahent – możemy wybrać go z listy kontrahentów tworzonej w Kartoteki – Kontrahenci lub dopisać nowego;
• Numer dokumentu – jeżeli była wystawiona faktura, pojawi się tu jej numer lub wprowadzimy tu inną treść identyfikująca transakcję;
• Data wystawienia – datę wystawienia dokumentu sprzedaży;
• Data wykonania – wprowadzamy tu datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów;
• Opis zdarzenia gospodarczego – wpisujemy skrótowo dowolny tekst określający charakter zdarzenia lub wybieramy go z listy. Będzie to np. rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy;
• Państwo konsumpcji – wybieramy z dostępnej listy jedno z dostępnych tu Państw europejskich, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi. Wybór Państwa decyduje o pojawieniu się stawek podatku VAT dotyczących wyłącznie tego Państwa;
• Waluta – określamy walutę transakcji. Podstawiana jest waluta właściwa dla danego kraju konsumpcji z opcją wyboru także PLN;
• Termin zapłaty – wyświetlana jest data powstała po dodaniu Ilości dni do zapłaty do daty wystawienia;
• Uwagi -dowolny własny komentarz do dokumentu. Wprowadzimy tu np. opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy lub informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy, czy też dowody dotyczące możliwości zwrotów towarów;
• Wartość – wprowadzimy tu podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty – wartość netto w określonej stawce VAT właściwej dla danego Państwa konsumpcji. Podatek VAT wyliczy się automatycznie dla danej kwoty netto.

Poniżej prezentujemy stawki VAT występujące w poszczególnych krajach UE:

Stawki te pojawią do wyboru po wybraniu właściwego Państwa konsumpcji. Jako pierwsza zawsze będzie stawka podstawowa. Dotyczy to także wydruków dostępnych w tym module.

Nie wiesz, jaką stawkę zastosować do danej transakcji, sprawdź na stronie internetowej Komisji Europejskiej: https://ec.europa.eu/taxation_customs/tedb/vatSearchForm.html

W przypadku gdyby np. usługi świadczone w określonym państwie członkowskim konsumpcji objęte były zwolnione z podatku VAT, nie uwzględniamy ich w tej ewidencji, w deklaracji VAT bowiem trzeba wykazać usługi z podziałem na stawki podatku: podstawową i obniżoną, jeśli któreś z państw członkowskich taką niższą stawkę stosuje do przedmiotowych usług.

Dla dokumentów w walucie innej niż PLN pojawi się pole do wpisania Kursu do podatku dochodowego, po którym zostaną przeliczone kwoty przychodu do KPiR, po kursie bieżącym. Jeżeli zaznaczymy „Zapisz kurs w danych księgowych” wtedy w danych księgowych zapisywana jest informacja, po jakim kursie zostały wprowadzone dokumenty – z kwotą oraz datą kursu.

Kurs do deklaracji

Dokumenty sprzedaży wykazane w Ewidencji OSS w walucie innej niż Euro muszą zostać przeliczane na tę walutę po kursie opublikowanym przez Europejski Bank Centralny z ostatniego dnia rozliczeniowego kwartału. Deklaracja VAT musi bowiem być sporządzona tylko w tej walucie. Dlatego też należy przeliczyć kwoty wprowadzone w innej walucie niż Euro według kursu z EBC dla wybranej daty kursu , którą jest ostatni dnia rozliczanego kwartału.  Jednak, gdy w tym dniu nie został opublikowany kurs, to bierzemy pod uwagę ten kolejnego dnia.

Kurs dla dokumentów w walucie różnej od EUR użytkownik musi więc uzupełnić samodzielnie na dokumentach po zakończeniu kwartału. Kursy nie są automatycznie pobierane przez program. Jeżeli podczas księgowania danego dokumentu kurs ten został już opublikowany-  można go uzupełnić podczas wprowadzania danego dokumentu poprzez jego edycję w polu Kurs EURO do OSS wpisując datę. Sekcja ta pojawi się tylko wówczas, gdy dokument był wprowadzony w innej walucie niż Euro:

lub po zakończeniu kwartału  automatycznie dla całej grupy dokumentów poprzez Opcje > Pobierz kurs EBC:

a wartości odpowiednio się przeliczą i zostaną wstawione w odpowiednią sekcję okna edycji i będą brane pod uwagę podczas tworzenia deklaracji.

Informacja o wartości transakcji po przeliczeniu na Euro pojawi się na górnym gridzie :

W przypadku rejestru „świadczenia usług/WSTO z siedziby za granicą” okno dodawania/edycji, będzie wyglądało jak opisane wyżej, z jednym wyjątkiem, pojawi się dodatkowe pole Państwo siedziby.  Tu automatycznie trafią faktury wystawione na konto OSS2  (Ujmować w JPK_V7 jako K – świadczenie usług/WSTO z siedziby za granicą w procedurze OSS).

Wszystkie tak wprowadzone dokumenty zostaną wykazane w odpowiednim rejestrze OSS. Tu na oknie głównym, możesz wyszukać poszczególne pozycje za pomocą Filtrowania według:

• Kontrahenta,
• Miesiąca księgowego,
• Daty wystawienia,
• Opisu gospodarczego,
• Państwa siedziby.

Sporządzisz również wydruk ewidencji VAT OSS możemy sporządzić go w dwóch postaciach: Listy– z informacjami takimi jak w tabeli na ekranie lub Kartoteki– z dokładnymi, szczegółowymi informacjami takimi jak na formularzu edycyjnym. Drukujemy go osobno dla każdego z rodzaju rejestru. W przypadku Listy, jeżeli na danym dokumencie zostaną wpisane uwagi lub nastąpi przeliczenie kwot na euro informacja ta pojawi się na wydruku:

W kolejnych wersjach programu zostanie dodana do Ewidencji OSS możliwość rozliczania dokumentów, informacja o rozliczeniach również pojawi się na wydrukach ewidencji.

Deklaracja VAT

Po zakończonym kwartale należy przystąpić do sporządzania deklaracji. Pamiętajmy, że musi być ona sporządzona w Euro, dlatego upewnijmy się, że wszystkie dokumenty mamy przeliczone na Euro, jeżeli były wystawione w innej walucie. Składa się ją za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale, za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Złożymy ją także wtedy, gdy w danym kwartalne nie było żadnych obrotów, czy też korekt wówczas składana jest zerowa deklaracja VAT.

Pamiętaj też, że termin złożenia deklaracji (koniec miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale) obowiązuje również w przypadku, gdy dzień ten przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Nie można też złożyć deklaracji VAT przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, najwcześniej można ją więc złożyć elektronicznie pierwszego dnia po zakończeniu kwartału.

Deklarację sporządzamy wybierając przycisk Deklaracja VIU-D. Na chwilę obecną Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze nowego wzoru deklaracji na potrzeby procedury OSS. Jak tylko będzie dostępny, rozpoczniemy prace nad jej wprowadzeniem. Pierwszą deklarację będzie trzeba złożyć pod koniec października 2021 roku. Na razie przygotowując ten moduł opieraliśmy się na obecnie dostępnej deklaracji VIU-D.

Deklaracja VIU-D składa się zasadniczo z dwóch części, gdzie będziemy wykazywać tego rodzaju transakcje:

1. C2. Świadczenie usług dokonywane z siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w państwie członkowskim identyfikacji. Tu wykażemy takie dane jak:

• Państwo członkowskie konsumpcji,
• Rodzaj stawki VAT – podstawowa, obniżona,
• Stawka podatku VAT,
• Podstawa opodatkowania wg danej stawki VAT,
• Kwota podatku wg danej stawki VAT,
• Waluta (domyślnie EUR).

2. C3. Świadczenie usług dokonywane ze stałych miejsc prowadzenia działalności gospodarczej znajdujących się poza państwem członkowskim identyfikacji, gdzie podamy :

• Państwo członkowskie konsumpcji,
• Państwo miejsca prowadzenia działalności
• Numer identyfikacji VAT / Numer Identyfikacji Podatkowej
• Rodzaj stawki VAT – podstawowa, obniżona,
• Stawka podatku VAT,
• Podstawa opodatkowania wg danej stawki VAT,
• Kwota podatku wg danej stawki VAT,
• Waluta (domyślnie EUR).

W oknie tym możemy poprzez Aktualizację pobrać z Rejestrów zbiorcze sumy dla danego Państwa konsumpcji i dane stawki lub dodać pozycję ręcznie poprzez przycisk Dodaj pozycję. Pojawi się wówczas kolejna linia, w której na oknie wskażemy z listy Państwo konsumpcji, wskażemy stawkę VAT wprowadzimy netto i podatek w euro.

W przypadku usług świadczonych z siedziby za granicą, pojawi się dodatkowo kolumna Państwo siedziby i Numer VAT:

Pamiętajmy jednak o kilku zasadach przy sporządzaniu tej deklaracji. A mianowicie:

• po pierwsze – nie możemy wskazać dwa razy tego samego Państwa konsumpcji o danej stawce VAT. We wszystkich blokach deklaracji państwo członkowskie musi być bowiem unikalne.
• Po drugie – wybór danego Państwa stałego miejsca prowadzenia działalności wyklucza wykazanie go jako państwo członkowskie konsumpcji, co oznacza, że Państwo konsumpcji występujące w części „Świadczenie usług/WSTO z siedziby w Polsce” może być Państwem konsumpcji w  części „Świadczenie usług/WSTO z siedziby za granicą”, natomiast nie może być Państwem siedziby.  Państwo konsumpcji w „Świadczenie usług/WSTO z siedziby za granicą” w jednym wpisie nie może być Państwem siedziby w drugim wpisie w ramach tej samej części.

Jeżeli stwierdzimy, że popełniliśmy błąd każdy wpis możemy pojedynczo usunąć skreślając poprzez przycisk Skreśl, a następnie w Opcjach > Usuń skreślone pozycje lub wyczyścić całą deklarację poprzez opcje Zeruj deklaracje.

Mamy przygotowaną deklarację, czas przystąpić do jej wysyłki.  Aby wysłać deklarację do urzędu, należy wejść w Opcje > E-deklaracje:

Tu postępujemy jak przy każdej e-deklaracji. Podpisać ją możemy jednakże wyłącznie za pomocą podpisu kwalifikowanego.

Każdej złożonej deklaracji VAT zostaje przypisany jednostkowy, unikatowy numer referencyjny (UNR). Numer referencyjny deklaracji należy zawsze podawać podczas dokonywania płatności (bez numeru referencyjnego nie będzie można skutecznie dokonać płatności i należy liczyć się z nieuznaniem takiej wpłaty za dokonaną w terminie). Unikatowy numer referencyjny dla procedury unijnej składa się z kodu państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT i okresu (kwartał/rok), za który składane jest rozliczenie np. PL/PLXXXXXXX/Q3.2021.

Korekta deklaracji

Jeżeli po złożeniu deklaracji VAT wymagane są jakiekolwiek zmiany w tej deklaracji, korekty dokonuje się w kolejnej deklaracji w okresie 3 lat od dnia upływu terminu złożenia pierwotnej deklaracji. W takiej kolejnej deklaracji VAT wykazuje się właściwe państwo konsumpcji, okres rozliczeniowy i kwotę VAT, w odniesieniu do której niezbędne są jakiekolwiek zmiany.

W procedurze OSS można złożyć tylko 1 deklarację za każdy okres rozliczeniowy. Korekty dokonuje się tylko i wyłącznie w następnej deklaracji za kolejny „bieżący” okres rozliczeniowy.

Zmiany danych zawartych w deklaracji VAT dotyczącej okresu rozliczeniowego poprzedzającego III kwartał 2021 r. dokonuje się poprzez korekty tej deklaracji, a nie poprzez korygowanie kolejnej deklaracji.

Płatności

Kwotę podatku należnego wynikającą z deklaracji VAT należy najpóźniej do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale uiścić  na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o numerze: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000 (dla płatności dokonywanych z zagranicy: PL84 1010 1010 0165 9315 1697 8000 kod BIC: NBPLPLPW). Wpłaty VAT powinny być dokonywane w euro.

Rozdziału płatności pomiędzy państwa członkowskie konsumpcji dokonuje Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Podczas dokonywania płatności należy wskazać numer referencyjny deklaracji VAT (UNR) której dotyczy wpłata (format numeru znajduje się w części DEKLARACJA).

Brak podania numeru referencyjnego deklaracji VAT będzie skutkowało brakiem możliwości rozdziału i przekazania wpłaty do krajów członkowskich konsumpcji (rozdział płatności następuje automatycznie za pośrednictwem systemów informatycznych), oraz zwróceniem wpłaty podatnikowi. W konsekwencji może to doprowadzić do powstania zaległości, które podatnik będzie zobowiązany rozliczyć bezpośrednio z państwami członkowskimi konsumpcji.

Ten sam skutek może mieć dokonanie płatności po terminie. W przypadku dokonania płatności (odmiennie niż w przypadku składania deklaracji VAT), jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Księgowanie sprzedaży do przychodu

Dokonaną sprzedaż musimy wprowadzić do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, w tym celu wybieramy na dolnym pasku Zaksięguj do Przychodu. W oknie wskazujemy zakres księgowanych pozycji. Do wyboru mamy: bieżącą pozycję, zaznaczone lub wszystkie.

Po OK pojawi się okno księgowania, po kolei dla każdego dokumentu:

Przeszliśmy przez cały proces księgowania sprzedaży w procedurze OSS. Moduł ten będzie jeszcze rozwijany wraz z doprecyzowaniem przez MF kwestii z nimi związanych, jak np. nowy wzór deklaracji, ale i pod względem samej jego użyteczności, np. poprzez wprowadzenie rozliczeń.

Pamiętaj!

Tylko aktywny pakiet Opieki Serwisowej zagwarantuje dostęp do wszystkich nowych wersji programu i pracę zgodnie z przepisami.

Tak! Posiadanie Klucza serwisowego pozwala na zmianę oznaczeń w Planie Kont.

Posiadając Klucz serwisowy możesz zmienić:

• nazwę konta, na którym są zaksięgowane dokumenty,
• typ VAT, w przypadku kiedy był błędnie określony (np: zamiast trafić do nabyć, księgowanie zostało ujęte w sprzedaży),
• ujmowanie w JPK_V (np: wcześniej nie było ono zaznaczone i tym samym księgowanie nie zostało ujęte w części deklaracyjnej pliku JPK_V7).

A co w sytuacji, kiedy nie posiadasz dodatku Klucz serwisowy?

Nie możesz dokonywać zmian na Kontach, na których są zaksięgowane dokumenty. Aby wprowadzić zmiany musisz wycofać próbne zapisy lub wystornować je, gdy są już zaksięgowane. Zatem, gdy potrzebujesz zmienić oznaczenie konta (nazwę, typ VAT, ujęcie do JPK_V itp.), na którym są już zaksięgowane dokumenty, możesz tego dokonać właśnie dzięki aktywowaniu Klucza serwisowego.

Deklaracja VAT–27 dostępna jest w zakładce: Księgi > Dekl. VAT > Opcje > VAT-27.

Aby dokonać korekty deklaracji, proszę wejść w zakładkę: Księgi > Dekl.VAT.

Następnie na formularzu deklaracji należy zaznaczyć cel złożenia formularza jako: „korekta deklaracji” (pozycja 7 na deklaracji VAT).

Jeżeli faktura VAT nie została ujęta w Rejestrze VAT, oraz deklaracji VAT-7, należy przejść na zakładkę: Księgi > Dziennik zapisów. Następnie sprawdzić:

• jakie są daty otrzymania/wykonania/wystawienia dokumentu,
• należy zwrócić uwagę czy faktura nie jest od MP (Małego Podatnika),
• jaka jest ustawiona „metoda rozliczania” (zakładka: Księgi > Rejestry VAT > Opcje > Metoda rozliczania (metoda przed i po powinna być taka sama ), gdyż w przypadku metody kasowej, do rejestrów i deklaracji VAT dokumenty trafiają dopiero po rozliczeniu.

Dodatkowo należy przejść na zakładkę: Kartoteki > Plan kont i sprawdzić czy konta używane do ewidencji sprzedaży i zakupów mają wskazany domyślny Typ VAT, oraz czy mają zaznaczoną opcję 'ujmować w deklaracji VAT’.

Jeżeli często korzystamy z tego samego warunku możemy go zapamiętać, za pomocą opcji: „Zapisz”, z podaniem dowolnego opisu.

Dzięki opcji „Załaduj” zamiast w przyszłości zaznaczać poszczególne warunki oraz określać warunki i kryteria można wywołać uprzednio zapisany warunek filtrujący.

W celu ustawienia metody rozliczenia podatku VAT proszę przejść na zakładkę: Księgi > Rejestr VAT > Opcje > Metoda rozliczenia.

W celu ułożenia rejestru VAT proszę wejść w zakładkę: Księgi > Rejestr VAT > Rejestr (przycisk na dole) należy zaznaczyć okres (miesiąc/kwartał).

Następnie określić rodzaj żądanego rejestru (np. rejestr dostaw/nabyć) i kliknąć „Ułóż rejestr”.