Trudne sprawy w prosty sposób!

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą? Nie przepłacaj
i zrezygnuj z zewnętrznej obsługi biura rachunkowego. Możesz oszczędzić nawet 3000 zł rocznie. Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy. Z programem Samozatrudnienie to proste!

Program Samozatrudnienie posiada rekomendację Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego
Program do prowadzenia firmy jednoosobowej SAM Samozatrudnienie Program do rozliczania firmy jednoosobowej SAM Samozatrudnienie
Drukuj

Nowa funkcja unikania błędów

Data publikacji: 03.02.2015

Jeśli wystawiasz faktury bądź rachunki lub księgujesz dokumenty na potrzeby rozliczeń podatkowych
Twoim obowiązkiem jest zapewnienie, by wykazane w nich informacje, zawierały prawidłowe dane kontrahenta.

Błędne dane na fakturze to konieczność wystawienia korekty, czyli poświęcenie dodatkowego czasu oraz postawianie się w negatywnym świetle w oczach kontrahenta. Nieprawidłowe dane kontrahenta w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów lub też w Rejestrach VAT mogą spowodować uznanie tych ewidencji za nierzetelne, co może to skutkować utratą prawa do odliczenia z kosztów z danej faktury lub VAT-u naliczonego. Zarzut nierzetelności, może skutkować karami podatkowymi.

Nowa funkcja w programie !
Temu problemowi można zapobiec w prosty sposób dzięki ulepszeniu najnowszej wersji Twojego programu. Znaleźć w niej można bardzo przydatne rozwiązanie, jakim jest pobieranie danych o kontrahencie z Głównego Urzędu Statystycznego. I to bez wychodzenia z programu. Poznaj te możliwości.

Jakie dane można pobrać?
Pobierane są te dane, które znaleźć można w Rejestrze REGON. Każdy przedsiębiorca, zakładając firmę, musi się w nim zarejestrować. Otrzymuje swój identyfikujący go numer statystyczny i zostaje umieszczony w w/w rejestrze. Znajdują się w nim dane zarówno dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i wszelkich spółek oraz instytucji. Z bazy tej pobierzesz pełną nazwę oraz dane adresowe firmy.

Jak to działa w programie?
Wystawiając fakturę lub księgując obcy dokument do ewidencji podatkowej należy podać pełne dane identyfikujące nabywcę lub sprzedającego. Program, łącząc się z bazą GUS-u wyszuka, pobierze i wstawi te dane we właściwych polach programu. W skrócie... podajemy NIP, weryfikujemy kodem z obrazka (captcha) i wszelkie dane pojawiają się w odpowiednich miejscach. Wydaje się proste i takie właśnie jest. Ale po kolei...

W kilku krokach proces ten przebiega następująco:

  • W oknie NOWY Kontrahent obok pola NIP znajduje się przycisk: GUS.
  • Klikamy na ten przycisk – otwiera nam się nowe okno, gdzie wpisujemy NIP kontrahenta. Jeżeli wpisaliśmy NIP już wcześniej, w oknie edycyjnym Kontrahenta, zostanie on automatycznie tu przeniesiony.
  • Poniżej znajduje się obrazek, tzw. CAPTCHA, czyli ciąg liter i/lub cyfr, które nie są czytelne dla maszyn, a tylko dla ludzi przed ekranem. Kod ten należy przepisać do pola: Wpisz kod z obrazka, weryfikując tym samym, iż działanie to jest celowe i zamierzone.
  • Jeżeli przepisany kod jest prawidłowy, a podany NIP znajduje się w bazie GUS zostaną wyświetlone dane adresowe.
  • Po wybraniu: Pobierz dane, dane te zostaną automatycznie wstawione do poszczególnych pól programu, z pełną nazwą i pełnym adresem włącznie.
  • W omawianym oknie znajdują się dodatkowe funkcje, które ułatwiają wprowadzanie danych kontrahenta. Po pierwsze siedziba firmy może zostać umieszczona w nazwie skróconej. Po drugie program może zmienić automatycznie w nazwach przedsiębiorstw formy prawne na skróty, np. Spółka Akcyjna zmieniona zostanie na S.A, a także PPHU, Sp. z o.o. itd. Co więcej możemy zdecydować, czy wyrazy mają pozostać wpisane wielkimi literami (w takiej formie są importowane z GUS), czy program ma zastosować pisownię jak w nazwach własnych.
  • Pozostaje uzupełnić według własnego uznania nazwę skróconą i poprzez przycisk: Wstaw do programu, bez trudu pobrać dane kontrahenta.

Opcja ta dostępna jest z każdego miejsca w programie, gdzie należy podać przy wpisywaniu kontrahenta, czyli np. w module Księgi - Księgowaniu lub Fakturowanie lub też Kartoteki - Kontrahenci. Wymagane jedynie jest połączenie z internetem.

Dla kogo to rozwiązanie?
Opcja ta usprawni proces wystawiania faktur oraz sam proces księgowania. Dzięki temu, że dane pobierane są automatycznie i to z wiarygodnego rejestru przedsiębiorców, mamy 100% pewność, że są prawidłowe. A dzięki temu, że ryzyko pomyłki jest znacznie mniejsze, pozwoli zaoszczędzić nam nie tylko czasu, ale i potencjalnych kłopotów.

Ściągniecie danych z ogólnokrajowej bazy to także weryfikacja istnienia danej firmy (!). Może się bowiem okazać, że dane zamówienie z odroczonym terminem płatności, złożyła fałszywa lub nie istniejąca już firma i utracimy tym samym nasz towar. Stracimy czas i nerwy na odzyskanie należnych nam pieniędzy za zrealizowaną transakcję. Opcja ta pozwoli tym samym na odliczenie VAT-u z zaksięgowanej faktury, gdyż spełniony będzie jeden z warunków pomniejszenia podatku naliczonego - podania prawidłowych danych identyfikujących strony transakcji.

Jeśli masz wersję programu na rok 2015, korzystaj z nowej opcji. Jeżeli nie to niezwłocznie złóż zamówienie na opiekę serwisową 2015 i sprawdź, jak fakturowanie i księgowanie dokumentów nowego kontrahenta może być proste i szybkie.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów
Data publikacji: 03.02.2015

Drukuj
Zobacz pozostałe artykuły

Porada dnia

Deklarację VAT można tworzyć na dwa sposoby – automatycznie lub ręcznie. Dane o dostawach (sprzedaży) i nabyciach (zakupach) możemy pobierać do deklaracji VAT-7/7K automatycznie ze…

czytaj więcej